Datenschutzerklärung für die Nutzung von Microsoft-Office-Anwendungen bei Groz-Beckert
(Stand: Oktober 2024)

Der Schutz Ihrer Daten ist für uns, die Groz-Beckert KG (im Folgenden: „Groz-Beckert“, „wir“), sehr wichtig. Deshalb möchten wir Sie darüber informieren, welche Kategorien personenbezogener Daten wir zu welchen Zwecken im Rahmen der gemeinsamen Nutzung von Microsoft-Office-Anwendungen verarbeiten.

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Anwendungen von Microsoft nutzen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitungen Ihrer personenbezogener Daten durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung bei Microsoft einzusehen Datenschutzerklärung von Microsoft – Microsoft-Datenschutz.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine Person ist identifizierbar, wenn sie direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Bezugnahme auf eine Identifikationsnummer oder auf einen oder mehrere Faktoren, die ihrer physischen, physiologischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität entsprechen. Hierzu zählen daher auch IP-Adressen oder eindeutige Kennnummern, welche beim Besuch unserer Webseite in Cookies abgelegt werden können.

Was bedeutet der Begriff Verarbeitung?

Unter der Verarbeitung personenbezogener Daten versteht der Gesetzgeber Tätigkeiten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung personenbezogener Daten.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Groz-Beckert Kommanditgesellschaft
Parkweg 2
72458 Albstadt
Telefon: 0 01 1347 94+
E-Mail: moc.trekceb-zorg@ofni

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

E-Mail: moc.trekceb-zorg@ztuhcsnetad

Webmeetings, Videokonferenzen und Webinaren (Microsoft Teams)

Zweck der Verarbeitung ihrer Daten ist die Planung und Durchführung von Webmeetings, Videokonferenzen oder Webinaren. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (soweit das Webinar im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt wird) oder Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (soweit keine vertragliche Beziehung besteht).

Eine Aufzeichnung der Sitzungen findet grundsätzlich nicht statt. Sollte dies anders sein, werden Sie vor Beginn der Sitzung hierüber informiert und nach Ihrer Einwilligung gefragt, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bei der Durchführung von Webmeetings, Videokonferenzen und Webinaren können wir folgende personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Identifikations- und Kontaktdaten des Benutzers wie z.B. Name, Vorname, E-Mail Adresse, Profilbild
• Meeting Metadaten wie z.B. Geräte Informationen, IP Adressen
• Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen
• Chat Inhalte

Die Webinare werden als Live-Event über Microsoft Teams (Office 365) durchgeführt. Anbieter der Software ist Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA. Microsoft kann notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten erhalten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.

Bei der Bereitstellung von Microsoft Teams können von Microsoft Cookies auf den Geräten der Nutzer für Zwecke der Analyse oder zum Zweck der Einstellungen gespeichert werden. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Website von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder nach den gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist.

Grundsätzlich werden die auf die virtuelle Durchführung der jeweiligen Sitzung bezogenen Daten nach dem Ende der Sitzung gelöscht. Dateien, die im Rahmen der Sitzung (z.B. im Chat eines Webinars) erhoben wurden und für deren Nachbearbeitung (wie die Beantwortung offen gebliebener Fragen) benötigt werden, werden bis zu drei Wochen nach Ende der Sitzung gespeichert und dann gelöscht. Haben Sie sich bei einem der Dienste registriert, können hier andere Grundsätze Anwendung finden. Bei einer Einwilligung erfolgt die Löschung mit Widerruf, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen nicht entgegenstehen.

Austausch- und Kollaborationsplattform (Microsoft Teams Teams)

Wir nutzen Microsoft Teams Teams zum Zwecke des Austauschs, der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Groz-Beckert Konzerns sowie mit externen Partnern und sonstigen Dritten.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten innerhalb Groz-Beckert verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, der Arbeitsvertrag unsere Rechtsgrundlage. Ergänzend kann Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, unser berechtigtes Interesse, die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sein. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der Kollaboration innerhalb der Unternehmensgruppe und mit externen Partnern und sonstigen Dritten.

Außerhalb unserer Unternehmensgruppe verarbeiten wir Ihre Daten, sofern Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben. Sie können diese Einwilligung mit Blick auf die Zukunft jederzeit widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen.

Zur Nutzung von Microsoft Teams Teams benötigen wir Ihre Daten zur persönlichen Identifikation wie z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmen.

Des Weiteren verarbeiten wir die Informationen mit Bezug zu Ihrer Person, welche Sie uns mitteilen wie z. B. Anfragen, Meinungen, Fotos, Dokumente sowie weitere mit diesen Datenkategorien vergleichbare Informationen.

Innerhalb von Groz-Beckert erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese benötigen, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen oder um unsere berechtigten Interessen zu wahren.

Der Datenspeicherort kann in einem Drittland erfolgen, sofern Sie von einer unserer Tochtergesellschaften in einem Drittland eingeladen werden. Sollten Daten an einen Dienstleister mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden, wird die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantien gestützt.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als wir sie für die Zwecke der jeweiligen Verarbeitung benötigen.

Umfragen und Abfragen (Microsoft Forms)

Zweck der Verarbeitung ist die Erstellung von Umfragen und Abfragen, die Ermöglichung von Terminabstimmungen für z. B. organisatorische Zwecke für Veranstaltungsplanung, Antworten der angefragten Personen zu erhalten und diese je nach Einstellung anonymisiert bzw. personenbezogen auszuwerten. Nach der Erstellung eines Formulars können interne und externe Personen dazu eingeladen werden, diese auszufüllen und an uns zu übermitteln. Für Externe ist hierzu kein Microsoft-Konto erforderlich.

Die Teilnahme an Umfragen und/oder Abstimmungen erfolgen fallbezogen entweder auf freiwilliger Basis auf Grundlage ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt von den gestellten und beantworteten Fragen ab:

• Identifikations- und Kontaktdaten des Benutzers wie z.B. Name, Vorname, E-Mail Adresse, Anzeigename, Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• IP-Adresse
• Bevorzugte Sprache
• Status
• Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
• Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort
• Angaben in Umfragen (umfragespezifisch)

Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine Kontaktinformationen und kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden. Um eine Rückverfolgung auszuschließen, melden Sie sich vor Teilnahme an der Befragung von Ihrem Microsoft-Account ab.

Microsoft Forms ist ein Service der Microsoft Corporation. Die Verarbeitung erfolgt dabei im Auftrag von Groz-Beckert durch:

Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place,South Country Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland.

Intern (beim Verantwortlichen) erhalten diejenigen Personen Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die eine Umfrage/Abstimmung über Forms gestellt haben sowie ggf. der interessierte Personenkreis auf Anfrage beim Autor.

Die Daten von Nutzern aus der Europäischen Union werden in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verarbeitet. Dennoch kann es für die Erbringung des Dienstes sowie im Rahmen des Supports erforderlich sein, dass Daten am Hauptsitz von Microsoft Inc. in den USA verarbeitet werden. Für Datenübermittlungen in Drittländer wird die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantien gestützt.

Anonymisierte Protokolldaten werden bis zu 30 Tage für den Zugriff von Groz-Beckert gespeichert. Eine Einsicht erfolgt ausschließlich zur Feststellung von Systemfehlern, Fehlerbehebung, Klären von Sicherheitsfragen sowie zur Prüfung von Manipulationen oder sonstigem Missbrauch. Sie ist ausschließlich Administratoren der M365 Plattform zugänglich.

Daten, die in Umfragen erhoben werden, werden so lange aufgehoben, wie sie zur Zweckerfüllung benötigt werden.

Online Terminvereinbarung (Microsoft Bookings)

Wir verwenden Microsoft Booking, um Online-Terminvereinbarungen zu organisieren und zu verwalten. Bei Veranstaltungen mit externen Dritten werden die Terminvereinbarungen auch zu Abrechnungszwecken herangezogen.

Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung, Speicherung und Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gem. Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wir weisen darauf hin, dass Sie nicht verpflichtet sind, Microsoft Bookings zur Vereinbarung eines Termins zu nutzen. Wenn Sie den Dienst nicht nutzen möchten, nutzen Sie bitte eine andere der angebotenen Kontaktmöglichkeiten zur Terminvereinbarung.

Bei der Durchführung von Terminvereinbarungen werden verschiedene Daten verarbeitet. Insbesondere folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, E-Mail Adresse
• Terminbezogene Informationen (Datum, Uhrzeit, Art des Termins)
• Weitere Angaben sind freiwillig

Microsoft Bookings ist ein Service der Microsoft Corporation. Die Verarbeitung erfolgt dabei im Auftrag von Groz-Beckert durch:

Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place,South Country Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland.

Weitere Informationen zum Umgang von Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft.

Bei der Verwendung von Microsoft Bookings sind technisch notwendige Cookies im Einsatz, die für die grundlegende Funktionalität der Anwendung erforderlich sind. Diese Cookies sind essenziell, um sicherzustellen, dass Microsoft Bookings ordnungsgemäß funktioniert und die Benutzererfahrung reibungslos bleibt.

Intern (beim Verantwortlichen) erhalten diejenigen Personen Zugriff auf die personenbezogenen Daten, für die ein Termin gebucht wurde.

Wir haben mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Microsoft Bookings ist ein Dienst, der von Microsoft grundsätzlich innerhalb der EU erbracht wird. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass in diesem Zusammenhang Daten an die Microsoft Corp. in den USA übermittelt werden. Fernwartungszugriffe kann Microsoft auch aus anderen Drittstaaten vornehmen. Nutzen Teilnehmer die Terminvereinbarung aus einem Drittland heraus, findet ein Datenaustausch mit einem Drittland statt. Mit Microsoft Corp. wurden die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgeschlossen.

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Eine Löschung erfolgt spätestens nach 12 Monaten.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung in die Datenverarbeitung zu widerrufen oder der Nutzung der Daten zu widersprechen. In diesem Fall ist die beabsichtigte Kontaktaufnahme zum Nutzer nicht mehr möglich beziehungsweise kann eine bereits begonnene Kommunikation nicht mehr fortgeführt werden.

Ihre Rechte

Angaben zu Ihren Rechten finden Sie in unseren Datenschutzerklärungen auf unserer Homepage.

Änderungsvorbehalt

Groz-Beckert behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben zu ändern. Wir empfehlen Ihnen daher, sich in regelmäßigen Abständen auf der Website über unsere aktuellen Datenschutzpraktiken zu informieren.

Stand: Oktober 2024